Organisation d'un évènement

Pourquoi et quel type d'évènement professionnel organiser pour votre entreprise.

Commencer à organiser un évènement professionnel

Façonnez précisement votre futur évènement.

Nos conseils s'appliquent pour des évènements de petite et moyenne envergure.

Pour des macro-évènements mieux vaut faire appel à un organisateur évènementiel professionnel.

Qu’est-ce qu’un événement?

D'après la définition détaillée de Jan Verhaar

"Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le  temps, planifié intentionnellement par un initiateur (individu, groupe ou organisation) et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme choisie délibérément".

Définir l'objectif de votre événement

Que voulez-vous réaliser avec votre évènement? Vendre un produit ou simplement le promouvoir dans vos publicités? Tisser des liens clés avec des entrepreneurs ou des postes gouvernementaux? Obtenir des pistes pour une conversion future et plus personnalisée? Ce n'est que si vous êtes clair sur ce point que vous pourrez vous concentrer sur l'organisation d'une réunion d'affaires appropriée. Le programme des activités et tous les détails de l'événement varieront en fonction de votre objectif et de votre thématique.

Guide complet pour organiser un événement  associatif | 10 règles d'or pour organiser un événement professionnel


Choisir la bonne ville

Si votre entreprise est locale, c'est facile : organisez l'événement dans votre ville. Mais qu'elle soit nationale ou internationale, le choix de la ville représente un aspect à résoudre. S'il s'agit d'un événement extraordinaire, optez pour une ville qui soit une référence pour votre zone d'influence et, surtout, qui soit bien accessible par les principaux moyens de transport.

Bien choisir la ville de son évènementImpacts territoriaux des évènements sportifs

Choix du lieu de la réunion

L'emplacement est souvent le facteur le plus important pour décider si un lieu doté d'une salle de réunion convient et répond à vos besoins. Vous devez vous poser les questions suivantes : y a-t-il des transports publics ou un bon parking, est-il facile à trouver, est-il très important que personne ne se perde avant la réunion.

Quel est le prix à payer ? Le coût est un autre facteur important, surtout si vous ne devez louer qu'une heure, bien que la plupart des centres proposent des tarifs à la demi-journée ou à la journée avec des réductions.

Est-il facile de réserver ?  Si un espace de travail ou une salle de réunion peut être réservé en ligne, il est plus facile et plus rapide d'organiser la réunion.

L'espace propose-t-il du café/thé ou de la restauration ? Un autre aspect important est la présence de possibilités de café/thé ou de pause-café ou de restauration. Il n'y a pas de mal à toujours offrir à vos collègues ou aux investisseurs potentiels des rafraîchissements pendant la journée.

L'espace dispose-t-il d'un réseau WIFI rapide et des médias audiovisuels disponibles ? Ce point peut sembler évident, mais n'oubliez pas de vérifier si le WIFI et les médias audiovisuels sont inclus dans le tarif.

La salle de réunion est-elle éclairée par la lumière naturelle ? Elle contribue à réduire la fatigue oculaire et les autres désagréments qui peuvent interférer avec la réunion.

Est-il assez grand ? Vous devez vous assurer que la capacité maximale répond à vos besoins avant de réserver.

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Communication évènementielle et Signalétique

Affiches, flyers, cartes de visite, communiqués de presse, radio, réseaux sociaux, tous les canaux de communication qui peuvent parler de vous sont bons à prendre.

La signalétique, non pas celle liée à la circulation dans l'espace, mais plutôt celle liée au design graphique, est un ensemble de signaux créés pour un lieu spécifique. Du plafond, au mur, au sol... Comme vous pouvez le voir, il peut être personnalisé selon ce qu'il est censé représenter, en utilisant les couleurs et les logos de l'entreprise pour obtenir un impact visuel et donner une identité de marque à l'événement.

Faire sa communication soi-même | Impression en ligne de mes flyers | Comment bien aménager un stand d'exposition?

Fournir des solutions à vos participants

Solutions de transport, solutions d'hébergement, solutions digitales pendant l'évènement, voilà un vrai casse-tête pou ceux qui ne l'ont jamais fait. Pour le transport, il est préférable d'offrir une solution sur mesure pour les déplacements depuis l'hôtel, l'aéroport, la gare centrale ou depuis des lieux liés à l'événement. Des sociétés d'autobus  au service des entreprises, s'adaptent à ce type d'exigences.

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Financement d'événements

Le financement est un aspect fondamental dans l'analyse de l'organisation d'un événement. Les modalités sont multiples : droits d'entrée pour les participants, frais de sponsoring, frais mixtes entre ces deux options, paiement intégral des frais par la société organisatrice... Idéalement, le département économique correspondant devrait l'évaluer avec un expert dans le domaine.

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Choix des dates et de la durée de l'évènement

En ce qui concerne le choix de la date, l'idéal serait que la date à laquelle le plus grand nombre de participants puisse être atteint soit celle à laquelle ils peuvent assister. Et la durée dépendra du type d'événement, du nombre d'activités programmées et de son caractère extraordinaire qui justifie les grands voyages et les nuitées à l'hôtel des participants. Vous pouvez également consulter un calendrier plus large d'événements pour éviter de coïncider avec d'autres événements de votre secteur ou, au contraire, profiter de cette célébration complémentaire pour organiser votre propre évènement.

Agenda des évènements professionnels | Bien choisir sa période pour un évènement

Communiquez au mieux pour votre évènement

Quelques modestes conseils pour communiquer au mieux autour de votre évènement.

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